a. Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian data / informasi.
b. Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian data / informasi.
c. Sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat administratif, manajerial, dan fasilitatif.
2. Tujuan Kantor terdiri atas:
1) Penerimaan informasi
2) Pencatatan informasi
3) Penyusunan informasi
4) Pemberian informasi
5) Perawatan aktiva
3. Manajemen Perkantoran
Sebagian besar literature menggunakan istilah administrasi perkantoran dan manajemen perkantoran dengan pengertian yang sama. Hal ini dipertegas oleh pernyataan PBB (1969), bahwa keduanya sama walaupun istilah administrasi lebih banyak digunakan untuk hal-hal yang berhubungan dengan negara, sedangkan manajemen lebih banyak berhubungan dengan perusahaan atau ogranisasi. Jadi ditegaskan bahwa administrasi perkantoran dan manajemen perkantoran adalah pengertian yang sama
J .C Denyer mengemukakan, manajemen perkantoran adalah pengarahan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya.
G .R. Terry, manajemen perkantoran dapat dirumuskan sebagai perencanaan, pengawasan dan pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.
Jadi dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib pekerjaan administrasi perkantoran untuk menunjang tercapainya tujuan yang ditetapkan.
Secara terrinci kegiatan dalam manajemen perkantoran meliputi:
a. Rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga penyelenggaraan terhadap suatu hal berjalan tertib.
b. Hal yang terkena oleh rangkaian pekerjaan tersebut pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran.
Lingkup kegiatan manajemen perkantoran tidak hanya kegiatan perkantoran, tetapi juga hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan perkantoran tersebut, antara lain :
a. pegawai kantor
b. biaya perkantoran
c. prosedur
d. metode perkantoran
e. dan lain-lain.
4. Kegiatan Administrasi
a. Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan yang mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan.
b. Mencatat, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan berbagai peralatan tulis yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang mudah dibaca, dikirim, dan disimpan termasuk dengan alat rekam.
c. Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan- keterangan dengan maksud agar mudah digunakan.
d. Menggkalian, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
e. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak lain.
f. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
5. Konsepsi Tata Usaha Sebagai Pekerjaan Perkantoran
Data dan informasi yang diperoleh sangat berhubungan dengan aktivitas organisasi. Adminitrasi dalam arti sempit disebut tata usaha (clerical work, office work).
Oleh karena tata usaha merupakan pengelolaan data dan informasi, maka keseluruhan rangkaian kegiatan-kegiatan tersebut terdiri dari penerimaan, pencatatan, pengklasifikasian, pengolahan, penyimpanan, pengetikan, penggkalianan, pengiriman informasi dan data secara tertulis yang diperlukan oleh organisasi.
Kegiatan diatas dapat dirangkai dalam tiga kelompok, antara lain:
1) Korespondensi (correspondence) atau surat-menyurat, yaitu rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai pada pihak yang dituju.
2) Ekspedisi (ekspedition), yaitu aktivitas mencatat setiap informasi yang dikirim atau diterima, baik untuk kepentingan intern maupun ekstern
3) Pengarsipan (filing), yaitu proses pengaturan dan penyimpanan informasi secara sistematis sehingga dapat dengan mudah dan cepat ditemukan setiap diperlukan. Seluruh kegiatan diatas merupakan kegiatan tata usaha sebagai pekerjaan intern yang melibatkan manusia (personil) serta sarana dan prasarana ketatausahaan melalui kerja sama untuk tercapainya tertib administratif.
0 Komentar