Langkah-langkah Penyimpanan Arsip Secara Alpabetis/Abajad | Prosedur Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan alpabetis harus dilakukan dengan pengetahuan dan pemahaman, setiap kesalahan akan memakan banyak biaya. Dalam sistem penyimpanan ini arsip bisa disimpan di pusat arsip (sentralisasi) atau di unit kerja masing-masing (desentralisasi) atau campuran. Hal tersebut tidak menjadi masalah, tetapi prosedur yang dilaksanakan adalah sama yaitu:

a. Penampungan
Arsip hasil penciptaan maupun penerimaan dari unit sendiri maupun yang diterima dari luar unit dikumpulkan diproses untuk disimpan.

b. Penelitian
Arsip yang telah terkumpul diteliti sehingga ditemukan tanda bahwa arsip siap disimpan. Arsip tidak akan disimpan sebelum isinya dicatat oleh petugas yang berwenang. Petugas arsip harus memastikan bahwa arsip tersebut telah:

• ditangani dengan hati-hati,
• dicatat sesuai dengan tanggal yang tepat.

Penyimpanan arsip sebelum dicatat akan menyebabkan kesalahan yang tidak dapat diperbaiki dan merugikan kegiatan perusahaan. Apalagi bila arsip tersebut sampai tidak ditindak lanjuti oleh pejabat yang berwenang. Maka prosedur pertama yang harus dilakukan adalah “pastikan arsip yang akan disimpan tersebut telah memenuhi aturan penyimpanan yang telah disetujui oleh penanggungjawabnya”.

c. Pengindeks-an
Arsip yang siap disimpan diindeks sesuai asal arsip. Sebelum arsip disimpan, terlebih dahulu dibaca untuk menentukan tempat penyimpanannya. Proses ini disebut pengindeks-an atau pengklasifikasian. Penentuan indeksberarti pemberian nama sebagai dasar penyimpanan. Agar pemberian indeks dilakukan dengan tepat, beberapa aturan di bawah ini perlu diperhatikan:

1) nama yang digunakan adalah paling sering digunakan dalam pencarian arsip;

2) dalam arsip korespondensi, nama kepala surat seringkali digunakan untuk permintaan arsip, meski tidak selalu;

3) bila kepala surat tidak memuat alamat penulis atau hubungan bisnis si penulis maka kepala surat tidak digunakan sebagai kode penyimpanan

4) kadangkala surat tidak mempunyai kepala surat maka digunakan nama penandatangan;

5) bila nama perusahaan sama penting dengan nama penandatangan maka nama perusahaan dipakai sebagai kode penyimpanan;

6) untuk surat keluar nama yang penting adalah nama pada alamat dalam,

7) bilamana individu dan nama perusahaan tercantum dalam alamat dalam, maka nama perusahaan yang dijadikan kode penyimpanan,

8) pada surat tembusan maka nama penulis digunakan sebagai dasar penyimpanan;

9) jika pokok masalah digunakan dalam penyimpanan sistem alpabetis, maka nama orang/organisasi harus tampak pada arsip tersebut. Petugas harus menulis subyek tersebut pada sudut kanan atas;

10) bila nama atau masalah yang di dalam arsip tersebut dianggap paling penting maka nama atau masalah tersebut digunakan dalam penyimpanan;

11) bila ada masalah yang membingungkan dalam menentukan nama yang terpenting, maka harus diklarifikasikan kepada pembuat surat tersebut;

12) kadang-kadang ada dua nama yang sama penting, maka salah satu dipilih dan yang lain dipakai sebagai tunjuk silang.

d. Pengkodean
Hasil indeks arsip menjadi kode yang berfungsi sebagai dasar penyimpanan arsip tersebut. Pengkodean dapat diartikan sebagai pemberian tanda pada arsip yang mengindikasikan penyimpanannya dalam file. Agar dapat memberi kode yang tepat maka seperangkat aturan dalam penyimpanan alpabetis harus diikuti. Bila arsip siap disimpan, maka arsip akan diberi tanda atau kode tempat penyimpanan. Bila hal tersebut telah dilakukan maka petugas tinggal membaca sekilas atau mengindeks isi surat guna konfirmasi pemberian kode tersebut. Bila ada kata yang penting, pembuatan tunjuk silang dilakukan saat itu juga. Pemberian kode yang tepat akan menghemat waktu pada saat akan menyimpan kembali arsip. Pemberian kode harus hati-hati dan konsisten, bila dilakukan secara tergesa-gesa hanya akan berakibat kesalahan.

e. Penyortiran
Setelah ditetapkan kodenya, arsip disortir sesuai dengan kode penyimpanan. Penyortiran dapat diartikan sebagai tindakan menyusun berkas secara abjad atau numerik. Di sebagian besar instansi, penyortiran merupakan langkah awal sebelum pemberkasan. Penyortiran sangat penting dilakukansecepatnya setelah pemberian kode dan pembuatan tunjuk silang, agar pemberkasan tidak tertunda. Bila kegiatan penyortiran ditunda hingga kegiatan pemberian kode selesai maka itu berarti melakukan pekerjaan dua kali, dan itu memakan waktu dan tenaga yang lebih banyak. Berkas setelah dikode langsung disortir sesuai tempat kelompok yang sama. Sebagai contoh kelompok A-B-C dijadikan satu, kelompok D-E-F dikumpulkan menjadi satu dan seterusnya.

Bila kegiatan penyortiran ditunda hingga semua kegiatan pemberian kode selesai, arsip akan disimpan dalam tumpukan yang tidak teratur. Maka setelah arsip disortir secara garis besar (rough sorting) menjadi kelompok-kelompok alpabetis, lalu dipisahkan berdasarkan kelompok alpabethisnya masing-masing untuk penyimpanan sementara. Kegiatan ini selanjutnya disebut fine sorting. Setelah dikelompokkan ke bagian masing-masing, berkas siap disimpan dan dipindahkan ke tempat penyimpanan.

f. Penyimpanan
Kegiatan penyimpanan adalah kegiatan yang sangat penting di dalam kegiatan kantor yaitu menempatkan berkas di dalam tempat penyimpanannya. Kesalahan penyimpanan berarti kehilangan arsip berarti kehilangan waktu, uang, dan ketenangan sewaktu pencarian arsip. Penyimpanan dilakukan dengan memperhatikan hal-hal berikut:

1) Singkirkan benda yang merusak arsip seperti pin, klip dan lain-lain;

2) sebelum arsip dimasukkan dalam folder, sebaiknya tarik folder ke atas dahulu. Ketika menarik ke atas dahulu, petugas sebaiknya menghindari menarik folder dengan memegang tab, sebab bila hal ini terulang terus menerus akan membuat tab rusak dan tidak terjadi arsip terselip di luar folder;

3) Tempatkan setiap arsip pada folder dengan bagian atas di sebelah tepi kiri, ketika arsip diambil dari tempat penyimpanan folder dibuka seperti membuka buku dari tepi tab ke arah kanan, yang dibuka langsung pada posisi siap dibaca;

4) Selalu tempatkan arsip-arsip paling kanan di posisi paling atas pada folder individu sehingga ketika folder dibuka, arsip paling tua ada di paling belakang. Arsip yang diambil (dipinjam) ketika dikembalikan harus disusun secara kronologis semacam itu, tidak berdasar penting tidaknya isi arsip;

5) Tata arsip yang disimpan dalam folder masalah/subyek (application folder) berdasarkan alpabetis, kemudian berdasar tanggal, seperti halnya yang dilakukan pada penataan di folder campuran.

Banyak kantor mempunyai tempat penyimpanan arsip, dengan empat atau lima laci yang sulit dijangkau oleh petugas. Oleh karena itu, arsip aktif dan arsip yang paling banyak digunakan biasanya disimpan pada laci bagian tengah. Arsip inaktif dan arsip yang jarang dipakai ditempatkan pada laci teratas dan paling bawah.